Организационная структура: как визуализация помогает оптимизировать команду

Организационная структура предприятия — это система, которая отражает, как построена компания, кто за что отвечает и как происходит взаимодействие между командами.

Когда эта структура не зафиксирована или давно не обновлялась, могут возникнуть путаница в коммуникациях, дублирование функций, потеря эффективности и сбои в адаптации новых сотрудников. А у HR появится еще одна обязанность — постоянно напоминать сотрудникам, к кому за чем обращаться.

Поэтому в этой статье разберемся:

• как правильно выстраивать организационную структуру;
• чем отличаются различные модели структур;
• зачем ее визуализировать и как это делают компании на практике;
• какие инструменты действительно помогают, а не просто рисуют красивые схемы.

Зачем компании организационная структура управления

Когда команда состоит из нескольких человек — все понятно интуитивно. Но рост почти всегда приносит путаницу. Сотрудники не понимают, кто за что отвечает. Руководители не видят, кто чем реально занимается. HR не может оценить нагрузку или запланировать изменения.

Вот 3 типичных признака отсутствия или неактуальности структуры:

• руководитель утверждает заявки на отпуск по почте, потому что не видит, кто в команде;
• новички получают доступ от трех человек и не понимают, кто за них отвечает;
• департаменты дублируют функции друг друга, потому что никто не видит полной картины.

Прозрачная структура управления позволяет этого избежать. Она делает компанию более управляемой, гибкой и понятной как для тех, кто работает годами, так и для новых людей.

Как выглядит визуализация организационной структуры предприятия

Самый распространенный формат — организационная диаграмма. Она показывает подчинение, команды, линии связи между руководителями и исполнителями. Но бывают и другие варианты:

1. Диаграммы Ганта. Используются для управления проектами и временными структурами. Такие структуры отображают временные рамки задач и их взаимосвязь. Диаграммы Ганта также позволяют планировать и контролировать выполнение, распределять ресурсы и следить за сроками.
2. Схемы связей. Показывают взаимодействие между различными элементами организации. Они могут использоваться для отображения как формальных, так и неформальных связей, что позволяет лучше понять коммуникационные потоки и взаимодействие сотрудников.
3. Диаграммы процессов. Отражают последовательность, взаимодействие бизнес-процессов внутри организации и помогают оптимизировать процессы, выявлять узкие места и улучшать эффективность работы.

Однако удобнее всего, когда организационная структура не просто изображена в виде картинки, а является частью HRM-системы.

HRM-система (Human Resource Management System) — это платформа для управления персоналом, которая автоматизирует задачи ейчара: от аналитики, отпусков и адаптации до опросов и учета отсутствий сотрудников.

То есть в системе оргструктура — это не статическое изображение, а инструмент, интегрированный во все HR-процессы.

Типы организационных структур: какую модель выбрать

В зависимости от сферы, масштабов и логики построения бизнеса, можно рассмотреть следующие варианты.

Линейная

Каждый сотрудник подчиняется только одному руководителю. Такой подход отличается простотой, четким распределением ответственности и быстрым принятием решений. Лучше всего подходит для небольших предприятий и производственных команд. Главный недостаток — недостаточная гибкость для масштабных структур, что затрудняет работу при росте компании.

Функциональная

Структура базируется на разделении компании по направлениям: маркетинг, продажи, финансы, производство и т. д. Она обеспечивает глубокую специализацию и четкое распределение задач между подразделениями, поэтому хорошо работает в средних и крупных компаниях. Основной вызов — возможные трудности в координации между разными отделами.

Матричная

Сочетает две линии подчинения: функциональную и проектную. Это дает гибкость и позволяет эффективно использовать ресурсы, что особенно полезно в IT-компаниях, агентствах и продакт-командах. Однако такая модель требует высокой культуры коммуникации, чтобы избежать конфликтов приоритетов.

Дивизиональная

Строится вокруг отдельных брендов, продуктов или регионов. Преимущество этого подхода в автономности подразделений и быстрой адаптации к рынку. Чаще всего используется в холдингах, сетевом ритейле и международных компаниях. Недостаток — дублирование функций в разных дивизионах, что может привести к лишним расходам.

Проектная

Формируется под конкретные задачи или инициативы и существует в течение ограниченного времени. Такая структура позволяет быстро реагировать на изменения, привлекать креативные подходы и гибко управлять ресурсами. Подходит для стартапов и креативных агентств, но имеет недостаток в виде нестабильности и временности команд.

В реальных кейсах компании выбирают комбинированные варианты. Именно поэтому инструменты, которые позволяют гибко строить и обновлять структуру, — ключевые. В том числе в адаптации, масштабировании и оценке эффективности отделов.

5 инструментов для визуализации организационной структуры

1. HURMA

В HRM HURMA организационная диаграмма — это часть единой экосистемы. Структура не просто нарисована, она «живая»: обновляется, связана с ролями, отделами, графиками и доступами:

Система позволяет не только увидеть, кто в какой команде, но и сразу получить доступ к контактам, посмотреть часовой пояс коллеги или быстро сориентироваться новичку — к кому обращаться в случае вопросов.

Ее видят не только HR, но и каждый сотрудник — для ориентации, коммуникации, быстрого доступа к контактам и взаимодействия с коллегами. Вот, что говорят клиенты HURMA по этому поводу:

Ми використовуємо карточки співробітників, організаційну структуру та новини, щоб новачки могли краще інтегруватися. Людина має можливість не лише почути про компанію, а й побачити її історію.

Лілія Осауленко, HR-менеджерка Nota Group

Для кого подходит: компаниям от 10 до 3000+ человек, которые хотят совместить визуализацию с реальными HR-процессами и уменьшить рутинную работу.

2. Microsoft Visio

Профессиональное решение для создания сложных схем и диаграмм. Требует установки и опыта работы. Отлично подходит для компаний, работающих в среде Microsoft 365.

Для кого подходит: корпоративные отделы, крупные предприятия с требованиями к сложной документации.

3. Canva

Визуально привлекательный и интуитивно понятный инструмент для создания презентаций и диаграмм. Отличный вариант для дизайнеров или команд, которым важно не только показать структуру, но и оформить ее для внешней презентации.

Для кого подходит: маркетинговые и креативные команды, менеджеры по коммуникациям.

4. Organimi

Специализированный онлайн-сервис для построения органиграмм, с фокусом именно на HR-задачах. Позволяет создавать детализированные организационные диаграммы, добавлять фото сотрудников, контакты, комментарии. Поддерживает импорт из Excel и интеграцию с некоторыми HR-системами.

Для кого подходит: HR-специалистам и руководителям, которым нужно быстро создать структуры с реальными данными.

5. Draw.io

Бесплатный онлайн-редактор для создания схем и диаграмм. Подойдет для небольших компаний или разовых задач, когда нужно быстро нарисовать органиграмму без дополнительных функций. Простой, понятный, не требует установки.

Для кого подходит: фрилансеры, стартапы, небольшие команды.

Подведем итоги

Организационная структура — это основа слаженной работы компании. Но чтобы она действительно работала, ее нужно не просто нарисовать, а сделать частью ежедневной системы управления.

И именно здесь интеграция с HRM-системой дает большое преимущество.

Хотите увидеть, как это выглядит на практике? Попробуйте бесплатное демо HURMA и посмотрите, как структура работает в реальном времени!